Monatsabrechnung erstellen
Die Monatsabrechnung ist der kritische Buchhaltungs-Pfad in jedem Monatsrhythmus. Fehler hier bedeuten falsche Lohnzahlungen, und die sind schwer zu korrigieren. Deshalb strikt nach Checklist.
Deadline-Kalender
- Bis 2. des Folgemonats: Stundenzettel vollständig in zvoove erfasst
- Bis 3.: Abweichungen mit Dispo geklärt
- Bis 4.: Prüflauf gegengelesen, Freigabe der Niederlassung eingeholt
- Bis 5.: Lohnlauf ausgelöst
- Bis 7.: Dateien an Bank übermittelt, Meldungen an Finanzamt und Krankenkassen versendet
Ablauf
- Stundenerfassung schließen
Im Dispo-Modul alle offenen Einsätze prüfen. Offene Stunden werden rot markiert und müssen geklärt werden.
- Abweichungen identifizieren
Report "Soll-Ist-Vergleich" laufen lassen. Jede Abweichung > 5 % einzeln mit Dispo und ggf. Kundenansprechpartner klären.
- Zuschläge und Spesen prüfen
Nacht-, Sonntags-, Feiertagszuschläge sind kritisch. Cross-Check mit Einsatzprotokoll.
- Prüflauf
In DATEV "Lohnlauf-Prüflauf" erzeugen. Auffälligkeiten (Nullstunden, Negativ-Beträge, fehlende Sozialversicherung) einzeln abarbeiten.
- Freigabe durch Niederlassungsleitung
Die Summen der Prüflauf-Liste werden vom Vertriebsleiter der Niederlassung abgezeichnet. Ohne Freigabe kein Echtlauf.
- Echtlauf auslösen
"Lohnlauf → Echtlauf" in DATEV. Nach Abschluss SEPA-Datei und Meldungen an Finanzamt/Krankenkassen exportieren.
Bei Fragen oder Ausnahmen direkt an Petra Zimmermann (Leitung Buchhaltung, Köln). Sie ist in der Abrechnungswoche durchgehend erreichbar und plant Urlaub bewusst außerhalb dieser Zeit.